Mailing – Poprawne pisanie e maili

W internecie panuje netykieta – normy, jakich powinniśmy przestrzegać w sieci. Mailing biznesowy jest czasami nie lada wyzwaniem. Zwroty i treści muszą być zdecydowanie przemyślane oraz odpowiednio dobrane pod klienta. Z tego wpisu dowiesz się jakich zasad należy przestrzegać oraz czego unikać w mailingu.

Odpowiednio zaadresowany mail

Nie od dzisiaj wiadomo, że czy list papierowy, czy internetowy bez poprawnie wpisanego odbiorcy nie dojdzie. W sieci przez literówkę wyślesz maila nie tam, gdzie trzeba i już problem gotowy. Dodatkowo w większych firmach, gdzie jest kilku, kilkunastu czy kilkudziesięciu pracowników, bardzo często wysyłane są maile zamiast do konkretnej osoby to do całej grupy. Warto tego unikać, ponieważ marnujemy czas kilkunastu osób.

Tematyczny mailing

Wiadomości mailowe mają swoje nagłówki. Warto z nich korzystać z kilku powodów. Pierwszym jest pełna informacja, czego dotyczy dana wiadomość. Sytuacja, kiedy przechodzimy, z jednego tematu na drugi jest całkowicie zrozumiała, jednak pamiętajmy, że tytuł również warto zmienić. Będzie to odebrane znacznie lepiej i zachowa porządek, o którym mowa dalej. Wymieniając korespondencję z klientem, niekoniecznie będziemy rozmawiać na jeden temat. Omawiając jedno zlecenie stworzenia strony WWW, możemy poruszyć kilka tematów, jak na przykład: ustalenia wstępne, projekt strony w wersji 1, materiały na stronę, poprawki 1, poprawki 2, pytania dodatkowe, płatności na stronie. Dzięki odpowiednio przypisanym tematom, zaoszczędzimy sobie czas na późniejsze odszukiwanie wiadomości.

Zdawkowe odpowiedzi

Często wiadomość mailowa zawiera jedno pytanie zamknięte i ciężko w odpowiedzi na nie napisać coś więcej, jednak warto zaznaczyć swój odbiór wiadomości i jakoś odpowiedzieć. W tym celu mamy dla was dwa rozwiązania. Pierwsze to wiadomość zwrotna z nawiązaniem do treści pytania. Wiadomość będzie wtedy dłuższa i tematyczna, dająca potwierdzenie odbioru, np. Dziękuję za wiadomość, zdjęcia dotarły. Innym rozwiązaniem jest odpowiedzenie na maila przez wiadomość SMS bądź inny komunikator. Oba przykłady mają swoje plusy i minusy. Odpowiedź za pomocą maila w pewien sposób burzy harmonię korespondencji jednak w jednym miejscu mamy całą dokumentację. Jeśli będzie potrzebne udowodnienie komuś, że taka wiadomość dotarła, to w bardzo szybki sposób to przedstawimy. Odpowiedź smsem pozwala na zachowanie higieny w mailach, jednak część wiadomości zostaje „przeniesiona” na inny komunikator.

Szybkie odpowiedzi

Zauważalne jest, że klienci cenią firmy, które sprawnie odpowiadają na wiadomości. Jednak w sytuacji, kiedy dostają wiadomość, że mail dotarł i po jakimś czasie odpowiadamy z konkretnymi informacjami, zdecydowanie lepiej tego unikać. W każdej branży występują regularnie te same pytania od klientów. Warto zdecydować się na przygotowanie szablonu mailingu pod konkretne pytania i zmieniać poszczególne dane w treści maila. Dzięki temu zaoszczędzimy swój czas oraz odpowiemy na konkretne pytania w przeciągu kilku chwil.

Mailing, a wiadomości priorytetowe

Wiele osób w wiadomościach e-mail nadużywa opcji priorytetowej, wiele osób nawet o jej istnieniu nie wie. Warto dozować ważność wiadomości poprzez opcję priorytetu, tylko pamiętajmy o granicach. Również dobrą alternatywą dla opcji priorytetu jest odpowiednio sformułowany tytuł wiadomości, z dodatkiem: WAŻNE, PILNE.

Nieodpowiednie formatowanie zdjęć

Niestety, ale wiele osób nadal nie odróżnia wklejenia zdjęcia w treści maila od dodania zdjęcia do załącznika, jest to znacząca różnica i warto to zapamiętać. Zdjęcie w treści maila może nie wyświetlić się u odbiorcy ze względu na różne ograniczenia skrzynek. W załączniku na pewno wygląda to lepiej, pewniej i bardziej estetycznie. Mail zostanie wtedy odpowiednio oznaczony w skrzynce. Dodatkowo, jeśli decydujemy się na wysyłanie większej ilości zdjęć, dobrej jakości to niestety bezpośrednio w wiadomości e-mail tego nie prześlemy. By nie musieć zmniejszać zdjęć i tracić z ich jakości zalecamy przesyłanie zdjęć na dysk, np. Google i przesyłanie w mailu samego odnośnika do bazy zdjęciowej.

CAPS LOCK off

Poprzez mailing również możemy odczytać emocje adresata. Odbiorcy odczytują wiadomość wysłaną dużymi literami jako formę krzyczenia na nich. Lepiej tego unikać. Do zaakcentowania jakiejś ważnej informacji można się skusić, ale zalecamy wyróżnienie tekstu w postaci zmiany koloru, podkreślenia lub pogrubienia. Cały tekst pisany wielkimi literami odrzuca czytelników i działa negatywnie na odczucia odbiorcy.

Jak zakończyć mailing

Niezależnie czy wysyłamy maila, list, kartę świąteczną. Podpis to nasza wizytówka, odbiorca musi wiedzieć z kim ma do czynienia. Jest to wyraz szacunku oraz oficjalne pożegnanie. Nasza stopka firmowa powinna zawierać nie tylko imię i nazwisko, ale również telefon kontaktowy, stanowisko, na którym pracujemy, nazwę firmy oraz najlepiej klikalny adres strony internetowej naszej firmy, tak by klient za jednym kliknięciem mógł dowiedzieć się o nas więcej.

Macie jakieś pomysły co na naszej liście mogłoby się jeszcze znaleźć? Dajcie znać w komentarzu.